EQUIPOS PRODUCTIVOS

Cada día, cada semana, cada mes; los retos empresariales son fuertes y requieren de equipos y personas compenetradas en cada una de las actividades en las que están involucrados.

Este involucramiento, mas allá de realizar una actividad en especial; cada personas debe de estar enfocada y concentrada, pero principalmente con el tiempo necesario para estar poder desarrollar adecuadamente la labor asignada.

Muchas veces se cometen errores involuntarios durante la gestión y administración de los grupos de trabajo; esto por las necesidades del negocio o presiones corporativas por los resultados de una organización; pero lo que no debemos perder de vista, es respecto a la importancia en manejar un orden en la organización que permita a estos equipos, NUESTRAS personas, realizar su labor sin distractores o entretenciones que les quitan "la inspiración" de la actividad que están realizando.

Es importante considerar aspectos que a simple vista parecen sencillos, pero que son vitales y de suma importancia para que los equipos realmente se enfoquen en lo que tienen que hacer:

1. TAREAS CLARAS Y DEFINIDAS:
Cada integrante del equipo debe tener clara su tarea dentro del funcionamiento total de su grupo de trabajo. Esto significa tener en su entera dimensión la labor que estará realizando. Esto para evitar los reprocesos innecesarios y que entorpecen el funcionamiento y desempeño del grupo. En esto me refiero a empleados con su tareas asignadas; pero al no estar claras ni definidas al 100%, entonces sobre la marcha les van cambiando las reglas de juego y tienen que volver a empezar de cero respecto a lo que estaban realizando.

2. AGENDAS COORDINADAS
Acá vamos a iniciar con un ejemplo del área de ventas de una empresa automotriz; en donde Pedro, asesor de ventas; está por cerrar una negociación de colocar 10 automóviles agrícolas a una gran empresa azucarera; tiene la reunión programada para las 10:00am del martes, todo listo, el cierre es inminente. Ese día lunes, antes del día del gran cierre, se retira a su residencia, feliz por ese negocio. Llega el tan ansiado martes, cuando su teléfono móvil recibe una convocatoria por parte de su superior porque necesita una reunión de emergencia a las 10:00am del martes, ya que se le pasó por alto dar una información o necesita cambiar planes. Y le pide a sus asesores que cancelen lo que tengan porque esa reunión es prioritaria. Normalmente eso pasa de dos a tres veces por semana.

Muy relacionado con el primer punto, y muy desastroso cuando la gente ya está en el "tren" de sus actividades para lograr los objetivos, pero una desorganización les arruina y les corta las iniciativas programadas que llevaban un buen fin.

Si hay una agenda o cada quien tienen una agenda personal (siempre laboral por supuesto), que se respete. Al igual que la que se tenga programada grupal, que también se respete.

3. COACHING PERSONAL
Coaching, libros de libros que se pueden encontrar; pero básicamente para efectos de no extenderme, lo dejo con un ejemplo de la vida diaria:

Jorge, quien fue contratado para dirigir a un grupo de venderores; solamente se le llevó a la sala de ventas, se le presentó al personal y luego ahí lo dejaron, para que el por sus medios tomara las riendas y sin poder tener retroalimentación o pláticas con su superior para ir revisando detalles, dudas, consultas, quejas, reclamos, etc. 
Jorge todos los días, pues iba realizando las gestiones de acuerdo a lo que le compete el puesto, pero quién lo orientaba y así era todas las semanas; cuando llegaba el fin de mes o cuando se presentaba algún problema, entonces ahí aparecía su superior inmediato exigiendo cuentas y no precisamente en una forma adecuada en el trato.

Entonces, siempre es bueno que semana a semana o quincenalmente, ya sea viernes por la tarde o lunes por la mañana, se tenga una charla de no mas de una hora con cada integrante del equipo primario que se tiene a cargo. Esto es, si soy gerente; pues me reuniré con cada uno de mis sub-gerentes y luego cada Sub-gerente se reúne con cada uno de sus coordinadores, y así sucesivamente.

Sesiones que no precisamente se ve el tema laboral, sino también se conoce a la persona, sus inquietudes, problemas y temas que él necesite ser escuchado.
Acá son sesiones de mutua confianza, en donde ambos exteriorizan sus sentimientos con toda la transparencia del caso. Esto fortalece las relaciones.

Preguntarle por la familia, qué hizo el fin de semana, cómo les va a sus hijos en el colegio. Para luego pasar a revisar su gestión de esa semana y orientarle sobre retos venideros o áreas de oportunidad que se presentaron en los últimos días.

El gerente, también, debe estar abierto a escuchar su retroalimentación; y así ambos salir con las tareas del caso y trabajar en ellas durante esa semana. Y tareas no solo de trabajo, cuantitativas; sino también las cualitativas, las del área personal, empatía y saber escuchar. No somos máquinas, somos seres humanos, y cada uno diferente del otro. Hay que reforzar la inteligencia emocional. 


4. CARGA NIVELADA
Sin más que decir, que la carga adecuada y equitativa para cada empleado. El recargar de actividad a un empleado por el simple hecho de decir, "Aquel es bueno, seguro puede hacer esto también" en un error frecuente; el cual los líderes no se percatan, no se dan cuenta que con ello están llevando al empleado a niveles de incompetencia.

Ojo con ello, la persona es capaz de dar mucho, pero sobrecargarla será nefasto para la organización.

5. ENFOCADO EN LAS PRIORIDADES
Luego de lo platicado en los puntos anteriores; pues si hay prioridades trasladadas por la alta dirección... léase, hágase y cúmplase; el empezar en los niveles medios a colocar otras prioridades, las cuales no precisamente van de la mano con lo ya establecido; conlleva a desconcentrar y desenfocar a las personas de su objetivo real, bajo el cual está enfocado la organización.

6. REUNIÓN SEMANAL DE EQUIPO
Las reuniones de grupo son importantes, es donde se brinda la información general que dice cómo vamos y hacia dónde debemos ir; siempre es importante ver en estas reuniones:
1. Situación actual (Ventas, tendencias, etc)
2. Directrices y prioridades de la semana
3. Revisión de casos y temas puntuales para poder así hacer una "clínica", en donde cada uno aporte y al mismo tiempo se aprenda de las situaciones expuestas.
OJO, estas reuniones no deben de ser extensas, pero si puntuales y claras. Evitar el desenfoque y desviación de los temas. Es bueno que de vez en cuando se tenga un momento de "relax" con una broma o una anécdota que libere el "estrés" de los presentes; pero no hay que hacer reuniones en donde vayamos a provocar la perdida de atención por parte de los presentes.

7. SEGUIMIENTO Y CONTROL
Prácticamente es, asegurarse que cada uno esté realizando su labor en la forma esperada para el logro de los objetivos.
Esto va de la mano en las reuniones de Coaching.

RESUMEN:
Equipos productivos, son aquellos que están comunicados, motivados, enfocados y con una estructura de trabajo adecuada.
En donde no hay distractores innecesarios que desenfoquen la búsqueda del logro de los objetivos.

Así que... VAMOS A FORMAR EQUIPOS PRODUCTIVOS DE PRIMERA LINEA.

@rhcastaneda
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